ITマネジメントプロは、情報の５Sの取組みを支援します。情報の５Sは、ある企業の社長からヒントを頂き作ったもので、社内の情報共有を進めて風通しを良くし、社員間や部門間のコミュニケーションを高めることを狙っています。

　どのような課題に取組む際も、必要な情報を必要な人が必要な時に利用できるようにする情報の５S改善が欠かせません。情報の５Sの取組みは、個別の課題解決よりも日頃の改善活動として行う方が、社内のコミュニケーションが活発となり良い効果を引き出すキッカケになります。

　情報の５Sとは、次のとおりです。

整理　　不要な書類や情報を捨てること、必要な情報は何で、どのような頻度で使用するかを明らかにして、不要なものを捨てる。

整頓　　必要な時に直ぐ取り出せること、情報により取り出す時間が違う。保管場所ルールと併せ、ツールの整備も大事である。

清掃　　マスター情報が最新で一元的に維持されていること、顧客や取引先あるいは社員等は会社共通で、常に最新で一元的に維持

　　　　 されていることが必要である。一元的とは、同じ情報が重複してあったり、その内容に重複した部分が無い事である。

清潔　　整理・整頓された情報を維持するため情報の清掃を行う。清掃は、定期的に行う。書類やディジタル情報に加えてライブラリ、

　　　　 メール、SNS、あるいはネットやWEB、さらに各種の業務アプリなどのITツールの整備も行う。

しつけ　情報セキュリティのルールを守って、機密情報や個人情報の漏洩や不正なアクセスを無くす。

　参考までに通常のモノの５Sは次の通り。

整理　　不要なものを捨てること

整頓　　使いやすく並べて表示をすること

清掃　　きれいに掃除をしながら、あわせて点検すること

清潔　　きれいな状態を維持すること

しつけ　きれいに使うように習慣づけること